RODO a WMS

Ochrona danych osobowych to obowiązek wszystkich przedsiębiorców. Po wejściu w życie rozporządzenia RODO wiele firm zaczęło się przyglądać procesom przetwarzania danych, które realizują. Jak kształtują się te kwestie w kontekście zarządzania magazynem? Jakie dane wrażliwe przetwarza są w systemie WMS i jak można je chronić?

Bezpieczeństwo pracy i danych w systemie WMS

Bezpieczeństwo danych to temat szczególnie istotny w kontekście rozporządzenia RODO. W odpowiednio skonfigurowanym systemie WMS poszczególni pracownicy nie muszą mieć dostępu do danych wrażliwych np. danych osobowych. Magazynierzy realizują zadania, które nie wymagają dostępu do danych klientów np. w procesie kompletacji wystarczy dostęp do informacji o numerze zamówienia i towarze, który mają pobrać. Dane klientów mogą pojawić się np. dopiero w procesie pakowania – wówczas osoba zajmująca się pakowaniem towarów widzi je na załączanych do wysyłek dokumentach. Aby zwiększyć bezpieczeństwo danych klientów coraz częściej ogranicza się ilość dokumentów, które drukowane są w magazynie, np. do wysyłanego towaru dołączany jest wyłącznie uproszczony dokument WZ niezawierający danych wrażliwych, natomiast faktura do zamówienia przesyłana jest drogą elektroniczną i fizycznie nie pojawia się w magazynie.

Z perspektywy kierownika magazynu istotne są wszelkie sytuacje zagrażające realizacji planu pracy na dany dzień, np. gdy dochodzi do opóźnienia w wysyłkach. Kierownik magazynu musi mieć stały dostęp do informacji, na jakim etapie jest dzień pracy magazynu. Istotny jest stały dostęp do bieżących analiz pokazujących obłożenie magazynu zamówieniami: ile zamówień oczekuje na realizację, ile oczekuje na zapakowanie, ile na wysyłkę. Dzięki temu kierownik magazynu może odpowiednio zarządzać pracą, np. jeśli z analiz wynika, że wiele zamówień czeka na pakowanie, to kierownik może podjąć decyzję o przesunięciu części magazynierów kompletujący zamówienia na stanowiska pakowania.

Szczególnie wrażliwe dane w WMS

Dane wrażliwe z perspektywy WMS to wszystkie informacje o towarach, miejscu ich położenia i czynnościach związanych z realizacją zamówień. Utrata tych danych lub niezgodności w ich zakresie mogą uniemożliwić pracę magazynu. WMS musi posiadać aktualne dane zgodne ze stanem faktycznym na magazynie, a wszelkie informacje o niezgodnościach powinny trafiać do kierownika magazynu – jego rolą jest weryfikacja tego, skąd się wzięły. Jest to bardzo istotne w sytuacjach kryzysowych, np. w przypadku zagrożenia braku realizacji wysyłek w danym dniu.

Jeżeli chodzi o ochronę danych osobowych w systemie WMS, to może on być skonfigurowany w ten sposób, aby dane osobowe się w nim nie znajdowały.  Dane klientów są potrzebne wyłącznie na etapie wysyłki zamówienia, w momencie drukowania etykiety na paczkę. Dane widzi zatem wyłącznie pracownik magazynu odpowiedzialny za nadawanie paczek.

Ochrona przed nieprawidłowościami

W magazynie kluczowym aspektem jest ciągłość pracy. Nieprawidłowości mogą pojawić się w przypadku awarii serwera i braku  dostępu do bazy danych. Wówczas przestajemy mieć możliwość wykonywania jakiejkolwiek pracy w magazynie, co jest sytuacją  niedopuszczalną. Standardowym rozwiązaniem są backupy dobowe lub powtarzane wielokrotnie w ciągu dnia. Coraz częściej wykorzystuje się jednak konfigurację typu “mirror” i serwery zapasowe – korzystamy jednocześnie z dwóch serwerów lub dwóch macierzy i jeśli dochodzi do awarii jednego, to przełączamy się na drugi. Utrata danych z systemu WMS może być bardzo kosztowna – może wiązać się nawet z koniecznością inwentaryzacji, jeśli utracone zostały dane historyczne. W przypadku systemu WMS dane historyczne to dane nawet sprzed mniej niż jednej doby – jeżeli w magazynie w ciągu dnia wykonywanych jest wiele przyjęć, wiele wydań, towar wielokrotnie rotuje, to dane w systemie zmieniają się bardzo dynamicznie. Z perspektywy zapewnienia ciągłości pracy istotne są więc nie tylko same backupy bazy danych, co zapewnienie możliwości jak najszybszego reagowania na jakiekolwiek awarie np. przełączania się na serwery zapasowe i natychmiastowego kontynuowania pracy.

Dane w systemie WMS zabezpieczone są przede wszystkim poprzez dostęp do systemu, który ograniczony jest do konkretnych osób w firmie. Co więcej, poszczególni pracownicy widzą w systemie tylko te dane, które potrzebne są do wykonywanych przez nich obowiązków. Jeżeli system WMS integruje się z innymi rozwiązaniami, np. systemami firm kurierskich, to wymiana danych ograniczona jest wyłącznie do tych, które są konieczne do zrealizowania wysyłek.