RODO a WMS

Rodo

Ochrona danych osobowych to obowiązek wszystkich przedsiębiorców. Po wejściu w życie rozporządzenia RODO wiele firm zaczęło się przyglądać procesom przetwarzania danych, które realizują. Jak kształtują się te kwestie w kontekście zarządzania magazynem? Jakie dane wrażliwe przetwarza są w systemie WMS i jak można je chronić?

RODO a WMS

Czas czytania: ok. 3 min

Z artykułu dowiesz się:

    • Czy spełniasz wymogi RODO w systemie WMS?
    • Co może ochronić Cię przed utratą bazy danych?
    • Jak uniknąć sytuacji kryzysowych w magazynie?

Bezpieczeństwo pracy i danych w systemie WMS

Bezpieczeństwo danych to temat szczególnie istotny w kontekście rozporządzenia RODO. W odpowiednio skonfigurowanym systemie WMS poszczególni pracownicy nie muszą mieć dostępu do danych wrażliwych np. danych osobowych. Magazynierzy realizują zadania, które nie wymagają dostępu do danych klientów np. w procesie kompletacji wystarczy dostęp do informacji o numerze zamówienia i towarze, który mają pobrać. Dane klientów mogą pojawić się np. dopiero w procesie pakowania – wówczas osoba zajmująca się pakowaniem towarów widzi je na załączanych do wysyłek dokumentach. Aby zwiększyć bezpieczeństwo danych klientów coraz częściej ogranicza się ilość dokumentów, które drukowane są w magazynie, np. do wysyłanego towaru dołączany jest wyłącznie uproszczony dokument WZ niezawierający danych wrażliwych, natomiast faktura do zamówienia przesyłana jest drogą elektroniczną i fizycznie nie pojawia się w magazynie.

Z perspektywy kierownika magazynu istotne są wszelkie sytuacje zagrażające realizacji planu pracy na dany dzień, np. gdy dochodzi do opóźnienia w wysyłkach. Kierownik magazynu musi mieć stały dostęp do informacji, na jakim etapie jest dzień pracy magazynu. Istotny jest stały dostęp do bieżących analiz pokazujących obłożenie magazynu zamówieniami: ile zamówień oczekuje na realizację, ile oczekuje na zapakowanie, ile na wysyłkę. Dzięki temu kierownik magazynu może odpowiednio zarządzać pracą, np. jeśli z analiz wynika, że wiele zamówień czeka na pakowanie, to kierownik może podjąć decyzję o przesunięciu części magazynierów kompletujący zamówienia na stanowiska pakowania.

Szczególnie wrażliwe dane w WMS

Dane wrażliwe z perspektywy WMS to wszystkie informacje o towarach, miejscu ich położenia i czynnościach związanych z realizacją zamówień. Utrata tych danych lub niezgodności w ich zakresie mogą uniemożliwić pracę magazynu. WMS musi posiadać aktualne dane zgodne ze stanem faktycznym na magazynie, a wszelkie informacje o niezgodnościach powinny trafiać do kierownika magazynu – jego rolą jest weryfikacja tego, skąd się wzięły. Jest to bardzo istotne w sytuacjach kryzysowych, np. w przypadku zagrożenia braku realizacji wysyłek w danym dniu.

Jeżeli chodzi o ochronę danych osobowych w systemie WMS, to może on być skonfigurowany w ten sposób, aby dane osobowe się w nim nie znajdowały.  Dane klientów są potrzebne wyłącznie na etapie wysyłki zamówienia, w momencie drukowania etykiety na paczkę. Dane widzi zatem wyłącznie pracownik magazynu odpowiedzialny za nadawanie paczek.

Ochrona przed nieprawidłowościami

W magazynie kluczowym aspektem jest ciągłość pracy. Nieprawidłowości mogą pojawić się w przypadku awarii serwera i braku  dostępu do bazy danych. Wówczas przestajemy mieć możliwość wykonywania jakiejkolwiek pracy w magazynie, co jest sytuacją  niedopuszczalną. Standardowym rozwiązaniem są backupy dobowe lub powtarzane wielokrotnie w ciągu dnia. Coraz częściej wykorzystuje się jednak konfigurację typu “mirror” i serwery zapasowe – korzystamy jednocześnie z dwóch serwerów lub dwóch macierzy i jeśli dochodzi do awarii jednego, to przełączamy się na drugi. Utrata danych z systemu WMS może być bardzo kosztowna – może wiązać się nawet z koniecznością inwentaryzacji, jeśli utracone zostały dane historyczne. W przypadku systemu WMS dane historyczne to dane nawet sprzed mniej niż jednej doby – jeżeli w magazynie w ciągu dnia wykonywanych jest wiele przyjęć, wiele wydań, towar wielokrotnie rotuje, to dane w systemie zmieniają się bardzo dynamicznie. Z perspektywy zapewnienia ciągłości pracy istotne są więc nie tylko same backupy bazy danych, co zapewnienie możliwości jak najszybszego reagowania na jakiekolwiek awarie np. przełączania się na serwery zapasowe i natychmiastowego kontynuowania pracy.

Dane w systemie WMS zabezpieczone są przede wszystkim poprzez dostęp do systemu, który ograniczony jest do konkretnych osób w firmie. Co więcej, poszczególni pracownicy widzą w systemie tylko te dane, które potrzebne są do wykonywanych przez nich obowiązków. Jeżeli system WMS integruje się z innymi rozwiązaniami, np. systemami firm kurierskich, to wymiana danych ograniczona jest wyłącznie do tych, które są konieczne do zrealizowania wysyłek.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here